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Legalización de documentos mercantiles en Madrid

Hemos escuchado muy frecuentemente el dicho que reza “el mundo es un pañuelo”, haciendo referencia a lo pequeño que podría parecer. Actividades de índole internacional cada día nos rodean de forma creciente, decisiones en países extranjeros nos afectan directamente y en muchos casos corremos con el gusto de desarrollarnos dentro de oportunidades que ofrecen otros países distintos al nuestro o somos obligados a renunciar por un tiempo a nuestro país por trabajo, negocios o estudios.

Por estas razones en muchos casos es necesario realizar el procedimiento de legalización de documentos, asegurando que su valides sea reconocida en cualquier parte del mundo.

Podemos definir a un documento como una escritura o comunicación escrita que permite la declaración de un hecho particular. Si el documento se trata de un título, recibo o factura, nota emitida por un banco luego de la compra con débito o crédito, o cualquier otro escrito que pueda dar fe de un ejercicio de transacciones que puedan servir para justificar la contabilidad, se conoce como documento mercantil.

Actualmente, cualquier tipo de negocio requiere la elaboración de documentos que sustenten cada movimiento. Estos escritos deben estar debidamente redactados y presentar las firmas de aprobación de las partes afectadas, específicamente por los miembros calificados empleados por las distintas Compañías.

Estos documentos sirven como el respaldo requerido para trámites de diversas índoles desarrollados en el marco de transacciones económicas y financieras. Dejando constancia escrita comprobable de una determinada transacción, por lo tanto los denominados libros contables son medios de pruebas de este tipo de eventos mercantiles, desde el punto de vista jurídico.

Es posible clasificar los documentos mercantiles como negociable o no negociable, según su importancia

Los conocidos como documentos negociables, son aquellos escritos que permiten negociar a través de un endoso o descuento en un banco o entidad financiera, Dentro de este tipo de documentos podemos mencionar los pagarés y cheques. Por otra parte, los términos documentos no negociables, hacen referencia a escritos que sirven para el registro en los Libros de Contabilidad, formando parte de pruebas jurídicas, como facturas, vales, certificados de débitos y créditos, entre otros. 

La mayor parte de estos documentos deben ser sometidos a un acto administrativo formal, que le otorgue validez en países extranjeros. Lo cual es necesario, con el fin de comprobar la autenticidad de las firmas puestas en el documento y la autoridad del firmante, a este procedimiento se le denomina legalización.

Todo documento creado en España debe ser legalizado para ser válido en el extranjero y todos documentos extranjeros deber ser legalizado para que tenga validez y efectividad dentro del territorio español.

Sin embargo, hay documentos que deben legalizarse y otros para los que no es necesario hacerlo, lo cual dependerá del trámite particular que se desee realizar con el documento. 

Vale la pena resaltar que debido al continuo intercambio de documentos entre distintos países se han creado convenios con el fin de facilitar y agilizar cualquier tipo de trámites. Uno de los acuerdos más relevantes de esta materia es el convenio de La Haya, firmado en 1961 en La Haya, Países Bajos, el cual comúnmente se llama convenio de apostilla, el cual elimina la exigencia de legalizar documentos públicos.

Los piases firmantes el mencionado convenio aceptan las propuestas del mismo, simplificando los trámites para las partes involucradas, emisor y receptor de documentos. Por otra parte, existen documentos que se excluyen de estos convenios haciendo necesaria la legalización.

Existen especificaciones para poder distinguir que documentos deben ser legalizados y cuáles no, en el caso de los documentos mercantiles deben ser legalizados certificados de origen, facturas emitidas por comercios o empresas, certificados de libre venta, entre otros distintos documentos de índole comercial.

La legalización de este tipo de documentos es competencia de distintos órganos del estado dependiendo del tipo de documento escrito.

Los documentos relacionados con exportaciones deben legalizarse en la Cámara de Comercio de la provincia correspondiente, para luego ser consignados al Consejo Superior de Cámaras de Comercio.

En el caso de los documentos bancarios existen varias posibilidades, ya que pueden ser legalizados por diversas entidades dependiendo del caso. Si el documento ha sido emitido por el Banco de España, el trámite es posible de efectuar en cualquiera de sus sucursales en todo el país.

Mientras que aquellos emitidos por cualquier otra entidad bancaria en el ámbito nacional pueden legalizarse en los servicios centrales de dicho banco, en la sucursal de Madrid o en el Banco de España.

Por otra parte, si el documento fue emitido por bancos locales sin servicios centrales en la capital, se presenta la opción de legalizar en las sucursales provinciales del Banco de España. Vale la pena resaltar, que para legalizar documentos bancarios también existe una vía notarial.

Sin importar el caso particular los documentos mercantiles deben siempre gestionarse en el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación, para posteriormente presentarse diplomáticamente o en el sector consular del país en el cual vaya a ser utilizado reconocido en España.

Por otro lado si se desea obtener la validez en España de un documento procedente de un país extranjero, este tipo de legalización debe realizarse en el país de origen del escrito de interés, para posteriormente ser consignado en el consulado de España en el país donde se esté realizando el trámite.

Este tipo de tramite requiere el sello de seguridad del Ministerio de Asuntos Exteriores, el cual es prueba la legalización exclusiva te por la autoridad diplomática o consular española.

Este tipo de trámites pueden ser procesados por empresas establecidas para este tipo de gestiones. Se ofrecen servicios de legalización de documentos de carácter mercantil sin ningún tipo de restricciones, comprobando la autenticidad de firmas, así como la calidad de los firmantes.

Los profesionales que trabajan ofreciendo este tipo de servicios conocen, con experiencia, el proceso requerido para cada documentos, ofreciendo un eficiente asesoramiento, además de ofrecer acudir personalmente a la cámara de comercio, facilitando en gran manera cada uno de los pasos a seguir por las partes implicadas. 

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